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Creación de oportunidades

Hay un viejo dicho que reza que hay más tiempo que vida… en estricto sentido filosófico podríamos verlo así, porque el tiempo en el universo no tiene fin, sin embargo, el nuestro sí es finito, como seres humanos tenemos una “fecha de caducidad”, nos guste o no.

Hace pocos días, alguien me hizo una pregunta que removió muchas cosas en mí y que hoy quiero hacerte extensiva mientras lees este artículo: “Si hoy fuera el último día de tu vida…¿qué es lo que harías?”

Así, directo y con la crudeza de la pregunta misma me tuve que plantear en qué ocupar estar últimas 24 horas de la mejor forma. Nada fácil y ciertamente angustioso si realmente éste fuera el último momento.

¿Qué has hecho con tu vida? ¿Qué te falta por hacer? ¿Cómo haces eficiente el tiempo para que verdaderamente te alcance?  ¿Cuántas veces has dejado a un lado aquello o a quienes verdaderamente quieres porque simplemente te tiene atrapado el trabajo y no encuentras tiempo para avanzar? En medio de ese caos, es entonces cuando decides dedicar más tiempo del debido a ciertas tareas que, si supieras manejar bien, sería infinitamente más corto y te daría la oportunidad de aprovechar cada instante de la mejor manera.

¿Cuántas horas y minutos dejaste pasar que nunca más van a regresar?

Si partimos de que el tiempo es nuestro activo más preciado y que no lo podemos recuperar, las horas y los minutos se van casi sin darnos cuenta y no hay manera de volver atrás. Entonces sólo queda actuar, una buena reflexión para un año que termina y en el momento en que estamos llenos de buenos propósitos que cumplir.

Salir del letargo y abandonar la zona de confort

La costumbre, el hacer las cosas como todos las hacen, el pensar “dejo esto para mañana” nos instala en una zona cero que nos llevaría a pensar que estamos rodeados de confort, hacemos las cosas en automático la mayoría de las veces y no cuestionamos siquiera si lo estamos haciendo bien y si podríamos hacerlo mejor y más rápido en pro de una economía de tiempo que verdaderamente nos permita disfrutar todo a nuestro alrededor.

Esta propuesta personal parte de una de las llamadas metodologías ágiles para la innovación: SCRUM que, si bien se enfocan en hacer más eficiente el trabajo cotidiano e innovar de una manera mucho más rápida en las organizaciones, también nos aporta un aprendizaje personal sobre cómo enfocarnos para ser más eficientes, trabajar más en menos tiempo y así lograr un balance personal que nos lleva a vivir la vida más intensamente.

Plantéate metas

En su libro “SCRUM The Art of Doing Twice the Work in Half the Time”, Jeff Sutherland plantea un término al que llama “Sprints” en los cuales los equipos de trabajo se deben fijar metas que cumplir en estos lapsos de tiempo. Parte justamente de que el tiempo es finito y que deberíamos trabajar todos por un periodo corto y detenernos a evaluar en vez de esperar al producto terminado. Esto nos ayuda a detectar -y resolver- posibles errores de forma oportuna con el consecuente ahorro de tiempo.  Estos intervalos deben ser consistentes en cuanto a los periodos que contemplan, es decir, no podemos tener un sprint de una semana y otro de tres, o incluso de meses. Si de acuerdo a la tarea final se definen tres semanas, cada vez que se cumpla el plazo nos tenemos que  detener a revisar qué está hecho y qué está pendiente de hacerse. ¿Qué pasaría si esta técnica la llevas a tu vida, fijas metas y en cada sprint recapitulas sobre lo logrado y aprendido en vez de esperar todo un año para recapitular sobre lo sucedido en los últimos doce meses?

Una cosa a la vez

La sociedad actual valora enormemente el ser multitask, si bien nuestro cerebro tiene la capacidad de pasar de una tarea a otra de forma muy rápida, también es cierto que en ese tránsito perdemos pequeños lapsos de tiempo que, sumados, pueden hacer una gran diferencia.

Ser una persona “multitareas” implica que tenemos una buena dosis de distracción y que, al estar pensando en todo a la vez, nuestro pensamiento viaje de un lado a otro, con lo cual sólo estamos perdiendo tiempo.

Destaca un estudio que el psicólogo Harold Pashler hizo en la década de los 90 y que estaba enfocado en comprobar esta aseveración. La tarea de los participantes en un primer grupo evaluado era simple: Tocar un botón al encender una luz. Al segundo se le introdujo una variable: Tocar el botón dependiendo del color de la luz. El resultado fue contundente, el grupo dos duplicó el tiempo de respuesta dejando claro que, a mayor cantidad de tareas, el cerebro pierde segundos para procesarlas.

Una tarea a la vez agiliza los procesos

Partiendo entonces de que el cerebro no puede procesar dos cosas a la vez, llegamos a un aspecto al que yo le llamaría alarmante: 85% de nuestros esfuerzos son malgastados y sólo 1/6 del trabajo produce algo de valor.

Sutherland muestra en su libro una gráfica que lo evidencia de forma magistral:

NÚMERO DE

PROYECTOS SIMULTÁNEOS

TIEMPO DISPONIBLE

POR PROYECTO

PÉRDIDA DE CONTEXTO DURANTE EL CAMBIO/DISTRACCIÓN
1 100% 0%
2 40% 20%
3 20% 40%
4 10% 60%
5 5% 75%

 

Impresionante ¿cierto? El querer hacer todo al mismo tiempo nos hace perdernos y tardar más en lograr las cosas. Si lo reflexionas, te darás cuenta que en la vida cotidiana nos sucede exactamente lo mismo mientras vemos la televisión y a la vez estamos haciendo otras actividades, mientras conducimos y hablamos por teléfono o en cualquier cantidad de tareas que en teoría estricta estamos desarrollando de forma simultánea. ¿Estás consciente de la distracción que sólo dos actividades a la vez pueden provocar? O atiendes una o atiendes la otra, así de simple.

Evitando el desperdicio

¿Cuál es mi propuesta? Fija tareas muy específicas y una vez que las hayas determinado inicia una por una (tendrás que establecer prioridades) y no te detengas hasta concluirla. Verás cuánto logras avanzar con esos minutos de concentración.

No importa si es una tarea compleja, igual puedes actuar de esta forma, lo único que tendrás que hacer es reducir a bloques específicos las tareas y hacer una a la vez… inténtalo, te vas a sorprender de tu avance en cada una de ellas.

Es muy importante que te enfoques en este sentido, si haces un poco de una cosa, otro poco de la otra y así sucesivamente, lo único que tendrás son pedacitos de algo, pero nada completo. Hecho a medias no significa que esté hecho, sólo está en proceso.

Desde luego que estas pequeñas tareas o metas deben ser realistas y alcanzables, no podemos plantear lo que no logramos en un año en un sprint de 2 semanas, de hacerlo así sólo entraremos en un proceso de angustia y frustración por no haberlo logrado, nos vamos a saturar y seguramente llegaremos a fallar.

¿Cómo establecer metas y prioridades?

Hay tres formas de lograrlo, ya sea en lo individual o con tus equipos de trabajo:

  1. Un análisis diario del proyecto o meta. Este “arranque” debe hacerse todos los días en los mismos horarios y con la misma duración, no necesitas más de 15 minutos, si sobrepasas ese límite, seguramente estarás cayendo en un nuevo desperdicio de tiempo. Es importante mencionar que si es con un equipo, todos los miembros deberán estar presentes y participar de forma activa.

Es un momento de reflexión en el cual vamos a plantearnos qué hemos hecho para lograr el resultado, lo que vamos a hacer hoy y definir si hemos encontrado obstáculos para lograrlo y cómo salvarlos. Si todos saben todo, ahorramos tiempos en cuanto al proceso y flujo de la comunicación.

 

  1. No confíes en tu memoria, anota, una buena práctica es tener un espacio, pared o pizarrón con tres columnas: la lista de actividades a realizar, lo que está en proceso y lo que está listo. Una buena práctica es utilizar notas autoadheribles que podemos ir cambiando de acuerdo a los avances, visualizar las tareas nos permite ser más eficientes.

¿Qué es importante si retomamos la metodología SCRUM? Que en equipos de trabajo ningún personaje externo al equipo de trabajo asigna las tareas, son los mismos integrantes quienes deciden cómo van a trabajar.

 

  1. Prioriza las tareas, al desglosar en actividades las metas que vas a lograr, define cuáles son las más importantes y cuáles requieren más tiempo y esfuerzo que otras, en función de ello será mucho más fácil determinar qué hacer y en qué momento.

La felicidad de las metas cumplidas

Sonaría quizás a telenovela hablar de felicidad en este punto, sin embargo, toda esta serie de pequeños logros se traduce en felicidad para las personas.

Por un lado, generada por la satisfacción de los logros que se van cosechando en el camino y que son tangibles ante nuestros ojos y de los demás.

Por el otro, porque estamos trabajando más eficientemente, estamos economizando tiempo que ahora además podemos aprovechar para destinarlo a la familia, amigos o simplemente a las actividades que más nos gustan.

Algo que, dicho sea de paso, además nos volverá más rápidos en el desarrollo de las tareas y metas por venir, porque cuando nuestro cerebro se satura deja de tomar decisiones y es cuando incurrimos en graves errores.

¡Disfruta la vida y sé feliz!

Nunca sabremos cuándo será ese último día, entonces un buen enfoque para este 2022 sería justamente aprovecharlo al máximo todos los días de la vida.

Una pregunta final… Si pudieras volver atrás la cuenta del reloj en este cierre de año ¿Qué acciones te replantearías? ¿Cómo harías más eficiente el uso de cada minuto? ¿Qué te propones como persona para hacer un mejor uso de tu tiempo en estos próximos 365 días del año por venir?

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